نکات و توصیه هایی چند در مورد مدیریت و کاهش هزینه ها

 

مقدمه

بنا به بسیاری عوامل و دلایل، ضرورت و الزام پرداختن به موضوع کاهش هزینه ها بیش از پیش احساس می شود .در این رویکرد فراگیر، برخی شرکت ها و مدیران آن ها بدون درک همه جانبه ابعاد گوناگون این مسئله، اقدام به کاهش یا حذف هزینه های خود می کنند، غافل از آنکه قلم کشیدن روی برخی هزینه ها مصداق مثال قدیمی ما ایرانی هاست که سر کیسه محکم گرفته شده است زمانی که ته کیسه پاره می باشد.

برخی هزینه های کنار زده شده از جایی دیگر سرباز می کنند و چه بسا ممکن است که هزینه های بیشتری را به شرکت و کسب و کار شما تحمیل نمایند. در این گونه وضعیت ها نقش بالاترین مقام اجرایی سازمان یا همان مدیرعامل بسیار حساس می باشد. نحوه تفکر و رویکرد مدیر ارشد سازمان در اجرای صحیح یک برنامه ی مدیریت و کاهش هزینه بسیار تعیین کننده است. اگر در حال اجرای پروژه کاهش هزینه ها هستید یا قصد پیاده سازی برنامه ای برای آن را دارید بایستی به چند نکته، توجه ویژه داشته باشید.

مشارکت

در چند شرکت مختلف با این مسئله روبرو شده ام که مدیرعامل شرکت تقریبا به صورت انفرادی مسئولیت کاهش هزینه را به عهده می گیرد. از آنجایی که تأیید موارد خرید و تأمین و تقریبا تمام هزینه ها به صورت کامل به عهده ی مدیرعامل و از جمله ی اختیارات ایشان می باشد، وی سعی می کند مواردی که ضروری تشخیص نمی دهد را تأیید نکرده و از این طریق جلوی صرف هزینه های اضافی را بگیرد.

این موضوع در شرکت هایی که مالک سازمان و مدیرعامل آن یک شخص است نمود بیشتری دارد. به دلیل احساس مسئولیت یا دلسوزی بیشتر، مدیرعامل شرکت، ردیف های هزینه ها را به صورتی یک جانبه بررسی می کند و هزینه هایی که واجب و ضروری نیست را حذف می نماید و یا راه های دیگری را برای تهیه و تدارک نیازمندی ها توصیه می کند که هزینه ی کمتری دربر داشته باشد. در نکته ی بعدی خواهم گفت که یکی از دو راه اصلی کاهش هزینه ها همین صرفه جویی، کاهش و یا حذف هزینه های غیر ضروری می باشد. اما نحوه و چگونگی انجام این مهم باید به صورتی دقیق و همراه با حساسیت لازم صورت پذیرد. هر چه قدر هم مدیرعامل نسبت به وظایف واحدها، فعالیت ها و فرآیندهای سازمان شناخت داشته باشد اما این مدیران و کارشناسان شرکت هستند که از نزدیک با واقعیات شرکت برخورد داشته و با جزئیات، آشنایی کامل دارند.

هدف این نیست که بگویم مسئولیت تشخیص ضروری بودن یا غیرضروری بودن هزینه ها را به پرسنل واگذار کنیم می خواهم بگویم که پرسنل را در جریان گذاشته و شرایط را کاملا برای آن ها تشریح نمایید و هدف خود را به آن ها بگویید، از آن ها بخواهید چون شما نسبت به هزینه ها حساس باشند، این احساس مسئولیت را در آن ها به وجود آورید تا حس تعهد در پرسنل تقویت شود، مدیران واحدها و کارشناسان نیز نیاز به تمرین دارند، سعی کنید آن ها را راهنمایی کنید که چگونه با موارد هزینه های اضافه تعامل داشته باشند. فراموش نکنید که کارکنان می توانند پیشنهادهایی بدهند که باعث کاهش هزینه به میزان قابل توجهی شود.

توجه داشته باشید که تصمیم گیری یکجانبه و ردکردن درخواست های خرید و سفارش های تأمین، بدون گفتگو، تعامل و توجیه کردن نفرات درخواست کننده، به تدریج، بی مسئولیتی و بی تعهدی را بین پرسنل شما حاکم خواهد نمود و آن ها را نسبت به هزینه ها بی تفاوت خواهدنمود، به صورتی که اگر هزینه ای غیر ضروری را جایی شناسایی کردند که از چشم شما دور مانده، احتمالا از کنار آن رد خواهند شد و واکنشی نشان نخواهند داد.

رویکردهای اصلی کاهش هزینه ها

الف – صرفه جویی

ب – بهبود

همانطور که می بینید، صرفه جویی و بهبود دو راه و دو روش اصلی در کاهش هزینه ها می باشند که هر کدام خصوصیات و ویژگی های خاص خود را دارا می باشند.

الف – صرفه جویی

با در پیش گرفتن راه صرفه جویی، شما از روز اول می توانید هزینه های خود را کاهش دهید. شناسایی و حذف هزینه های غیر ضروری و کاهش برخی هزینه های ضروری، اقداماتی است که می توانید در پیش بگیرید. شناسایی این گونه هزینه ها بایستی با دقت و ظرافت تمام و همانطور که در نکته ی اول گفتیم با دریافت و درک نظر مدیران و کارشناسان مرتبط صورت پذیرد.

صرفه جویی در مدیریت و کاهش هزینه ها cost reduction points

برای کاهش هزینه ها یک راه اصلی این است که صرفه جویی کنید

به عنوان مثال اگر قطعات یدکی که هم اکنون برای نگهداری و تعمیرات دستگاه ها و تجهیزات خریداری می شوند را می خواهید با مارک های ارزان تر جایگزین کنید، حتما با مدیر نگهداری و تعمیرات خود مشورت کنید. چه بسا ممکن است استفاده از قطعه یدکی ارزان تر و نامرغوب در کل، به افزایش هزینه فعالیت های تعمیرات و نگهداری شما منجر شود. در این مورد می توانید مدیر نگهداری تعمیرات و مسئول خرید را مأمور کنید تا مارک های با قیمت و کارکرد مناسب تر را جستجو و پیدا کنند.

همچنین می توانید مدیران واحدهای مختلف را مأمور کنید تا نسبت به شناسایی هزینه هایی که می توان آن ها را بدون به وجود آمدن عوارض و اثرات نامطلوب کاهش داد، اقدام نمایند. بهتر است که دلایل خود را نیز برای هر ردیف تشریح نمایند. سپس موارد را بررسی کرده و در صورت عدم وجود مسئله و مشکلی، نسبت به کاهش و حذف آن هزینه ها اقدام نمایید. بهتر است که در تصمیم گیری نهایی مدیران واحدها همگی حضور داشته باشند تا در صورتی که هرکدام از پیشنهادهای ارائه شده، اثراتی بر واحدهای دیگر دارد، مدیران واحدهای مرتبط نیز اظهار نظر کرده و تصمیم گیری با در نظر گرفتن تمام ابعاد موضوع انجام پذیرد.

ب – بهبود

این یکی راه کاهش هزینه ها، قدری پیچ و خم دارد و اندکی نیز طولانی تر است. توان فکری و عملیاتی بالاتری را می طلبد اما به نسبت زحمتی که برای آن می کشید، نتیجه ی بیشتری را نصیب شما و شرکت شما خواهد نمود. اگر مدیرعامل سازمانی خدماتی هستید و یا شرکتی تولید و صنعتی را مدیریت می کنید، می دانید که برای ارائه خدمات به مشتریان و یا فروش کالایی که تولید کرده اید، فعالیت ها و فرآیندهای مختلف و متنوعی را بایستی سازماندهی و اجرایی نمایید. این رشته فعالیت ها را زنجیره ی ارزش می نامند، به این دلیل که روی هر کدام از ورودی ها به سازمان شما کارهایی انجام می شود تا در پایان مراحل زنجیره ی تولید یا ارئه خدمات، محصولی به وجود آید که مشتری مطابق ارزش اضافه شده به آن، بهایی را می پردازد.

اجرای هر کدام از فعالیت ها و مراحل تولیدی یا خدماتی، هزینه بر می باشد. به ازای هر واحد محصول، شما هزینه هایی را صرف می کنید مانند دستمزدی که به کارگران و کارمندان می دهید و بسیاری موارد دیگر. حال شما باید سعی کنید تا به ازای هزینه ی ثابت، محصول بیشتری تولید کنید و یا همان میزان محصول را با هزینه ی کمتری تولید کنید.

بحث و صحبت در مورد بهبود، بسیار است و در فرصت این مجال نمی گنجد. شما بایستی یک فرآیند کلی و عمومی برای بهبود طرح ریزی کنید و با توجه به زمینه ی فعالیت شرکت و سازمان خود و یا نوع خدماتی که ارائه می کنید و یا کالایی که تولید می کنید از تکنیک های بسیار متنوع بهبود، بهره ببرید.

واپسین

کاهش هزینه ها از راه بهبود، نتایج بهتر، بیشتر و ماندگارتری را به شما و شرکت تحت مدیریت شما تقدیم خواهد کرد. ظرفیت های کاهش هزینه از طریق صرفه جویی در بعضی شرکت ها خصوصا در شرکت های غیر دولتی و خصوصی خیلی زیاد نیست، به زودی و به سرعت تمام می شود و حتی ممکن است پیامدها و اثرات نامطلوبی را نیز به همراه داشته باشد،اما راه بهبود، بی پایان است. فرصت های بسیاری را دارد و پیامدهای آن نیز بسیار مطلوب می باشد.

این سخن به این معنا نیست که صرفه جویی نکنید و هزینه های خود را کاهش ندهد، بلکه در کاهش هزینه ها می باید هر دو راه را پیمود. اما بهبود را باید جدی تر گرفت و برای آن حتی هزینه نیز باید کرد. هزینه که نه، سرمایه گذاری باید کرد.

 

حسین عبدی -  h.abdi.ceo@gmail.com