توصیه ها و راهکارهای کاربردی برای مدیریت و کاهش هزینه های اداری و هزینه های جاری

 

مقدمه

در این مطلب سعی شده اقدام هایی کاربردی و اجرایی برای کاهش هزینه های اداری و هزینه های جاری مطرح و ارائه گردد. این مصداق ها و موارد کاربردی و عملی در جای خود خوب و مناسب می باشد و اگر با شرایط سازمان شما تطابق دارد به کارگیری آن ها مفید و موثر می باشد. در مواردی هم شاید نیاز به قدری جرح و تعدیل دارد تا مناسب کسب و کار شما شود.

اما ضمن آن و در کنار و همراه آن شما باید یک سیستم و یک فرآیند برای کاهش هزینه داشته باشید. مطابق بسیاری از سیستم های بهبود شما باید با جمع آوری اطلاعات و داده های لازم موقعیت کنونی را سنجیده و سپس یک هدفگذاری صحیح انجام داده و برای رسیدن به آن اهداف، برنامه و طرحی حساب شده ایجاد کنید.

فعالیت های طرح ریزی شده را اجرا کنید و سپس شرایط را دوباره بسنجید اگر اقدامات موثر واقع شده که معلوم است راه درستی را در پیش گرفته اید، مسیر را ادامه دهید و اگر اثربخش نبود دوباره برنامه ریزی کنید. کاهش هزینه یک اقدام مقطعی نیست بلکه یک روند و همانطور که گفتم یک سیستم و یک فرآیند باید باشد.

یک طرح کاهش هزینه و صرفه جویی تهیه کرده و در اولین فرصت شروع به اجرای اقدامات طراحی شده بکنید. یک مرکز کنترل هزینه ایجاد کنید.با نگاهی دقیق و کنجکاوانه به تمامی هزینه ها سرک بکشید و مواردی که غیر ضروری هست را کاهش داده و حذف کنید.

کاهش هزینه های عملیاتی با دو رویکرد عمده صرفه جویی و بهبود در عملیات حاصل می شود اما کاهش هزینه های اداری و جاری بیشتر با رویکرد صرفه جویی محقق می گردد. شاید بهتر باشد که به جای عبارت کاهش هزینه از عبارت مدیرت هزینه استفاده کنیم.

حتما مراقب باشید که اعمال فشار بیش از حد و غیر منطقی، خود منجر به افزایش هزینه های پنهان از دید شما می گردد.مشارکت پرسنل در اجرای پروژه کاهش هزینه بسیار مهم و حیاتی می باشد. یک راه خوب برای جلب مشارکت کارکنان سازمان تان به جز فرهنگ سازی و انگیزش پرسنل این می تواند باشد که سعی کنید بخشی از صرفه جویی و کاهش هزینه ها به پرسنل برگردد.

این اقدام باید به صورت شفاف و تعریف شده در بین پرسنل جابیفتد. پرسنل شما باید بدانند که هزینه های غیرضروری از جیب همه می رود و نه تنها از جیب شرکت یا صاحب آن.

اقدام عملی برای جلب مشارکت پرسنل، ایجاد سیستم نظام پیشنهادها برای کاهش هزینه ها می باشد. به عنوان مثال تعریف کنید که ۵ تا ۱۰ درصد از عواید کاهش هزینه در یک دوره زمانی مشخص به پیشنهاد دهنده و مجری طرح کاهش هزینه داده شود.

مشاوران کسب وکار به طور کلی توافق دارند که بسیاری از شرکت ها می توانند هزینه های اداری خود راتا ۱۰٪  در مراحل اولیه با برخی اقدامات کاهش دهند بدون اینکه بهره وری و یا کیفیت نزول یابد.

شما نیز می توانید آغاز کنید. در سطح مدیریت ارشد یک استراتژی کاهش هزینه و در سطوح مدیران میانی طرح های کاهش هزینه و در سطوح عملیاتی با اقدامات مشخص نسبت به کاهش هزینه های خود اقدام نمایید.

توصیه ها و راهکارهای عملی برای کاهش هزینه های جاری و اداری

  • برای بازاریابی پول خود را به صورتی خردمندانه و منطقی خرج کنید

بسیاری از موسسات ارائه دهنده خدمات بازاریابی و تبلیغات مدام بر این نکته تأکید می ورزند که پرداخت پول برای تبلیغات هزینه نیست بلکه سرمایه گذاری است. من نیز با آنها موافق هستم. اما بسیار دقت کنید که طرح تبلیغات و بازاریابی شما باید بسیار دقیق و حساب شده باشد. برای تبلیغات موثر و اثربخش هزینه کنید نه هر تبلیغی. یک مهمانی خصوصی با حضور مهمان های مشهور و هزینه بالا برای محصولی که باید مورد نظر مصرف کننده عادی قرار گیرد شاید تبلیغات موثر و اثربخشی نباشد.

  • هزینه های بازاریابی را شریک شوید

اگر فروشنده یا تولید کننده ای را می شناسید که کالاهای تولیدی یا خدماتی که ارائه می دهد مکمل خدمات یا کالاهای شماست تبلیغات را به صورت مشترک انجام دهید. به عنوان مثال یک تولید کننده درب و پنجره ساختمان یا مبلمان خانگی می تواند با یک شرکت پیمانکاری ساخت و ساز فعالیت های مشترک مانند تبلیغات را انجام دهند. مثال های بهتری هم هست که شما در حوزه خود می توانید آن ها را شناخته و عملیاتی کنید.

  • هر چه می توانید کارکردها را آنلاین و اتوماتیک کنید

در فن آوری سرمایه گذاری کنیدو از نوآوری های تکنولوژی کمال بهره را ببرید. هر چه را که می توان اتوماتیک کرد و توسط دستگاه، ماشین، تجهیزات و سیستم ها انجام داد، دستی انجام ندهید.

مثلا ثبت ورود و خروج پرسنل را می توان دستی در یک دفتر نوشت یا بایک ماشین، کاملا اتوماتیک کرد. مثال های دیگر هم زیاد است مثلا به جای دنبال کدشناسایی یک قطعه یا کالا گشتن برای ثبت، روی آن ها و محصولات تولیدی خود بارکد بزنید و با دستگاه بخوانید یعنی سیستم ثبت ورود و خروج انبار را مکانیزه کنید.

  • فرآیندهای کسب و کار را برون سپاری کنید

یک روش سیستماتیک برای برون سپاری تدوین کنید و هرکدام از فعالیت ها و فرآیندهایی مانند فن آوری اطلاعات را که پس از تحلیل و بررسی به صرفه تشخیص می دهید را به دیگران و متخصصان آن بسپارید و خود با فراغ بال بیشتر و تمرکز بهتر به کسب و کار تخصصی خود بپردازید.

  • با تأمین کنندگان به صورت بلادرنگ کار کنید

خودتان نیازهایتان را انبار نکنید. تأمین کنندگان و پیمانکارانی خوشنام و کارآمد بیابید. مصرف مواد اولیه و دیگر نیازمندی های تان را به صورت به روز از آنها بخواهید. بگذارید آنها انبارهای مطمئن و در دسترس شما باشند. بدیهی است که این رویکرد بسیار وابسته به نوع کسب و کار شما و حتی شرایط اقتصادی جامعه می باشد.

  • تجهیزات و امکانات مورد نیاز را اجاره کنید

به جز صرف سرمایه زیاد برای خرید شما مجبور هستید نیرو، قطعات یدکی و همچنین هزینه های تعمیرات و نگهداری آن ها را هم بپردازید. البته برای تجهیزاتی که نیاز موقت و گاه به گاه به آنها دارید این راه توصیه می گردد.

  • پیش پرداخت بگیرید و مطالبات خود را پیگیری و جمع آوری کنید
  • از منابع سازمانی به صورت اشتراکی استفاده کنید

در مدیران میانی این روحیه را به وجود بیاورید که از منابع و امکانات قسمت های اداری به صورت مشارکتی استفاده کنند. به عنوان مثال نیازی نیست در هر اتاق حتما یک پرینتر باشد.

  • تخفیف بگیرید.

تخفیف گرفتن نوعی هنر است و البته روش و متد هم دارد. در یک بازار بدون پول، با پول نقد و خرید نقدی می توان تخفیف خوبی گرفت. خرید عمده برخی راه های دیگر از روش های معمول تخفیف گرفتن هستند.

  • یک رویه مدون برای خرید داشته باشید

به این صورت که برای تمامی خریدهای بالای یک مبلغ مشخص حتما چند استعلام گرفته و بعد خرید نمایید تا یک محصول یا خدمت با همان مشخصات را بتوانید با پایین ترین قیمت تهیه نمایید.

  • خدمات را به صورت مجموعه و یکپارچه از یک تأمین کننده یا پیمانکار بگیرید

مثلا تمامی بیمه نامه ها را از یک موسسه بیمه بگیرید و اینطور نباشد که بیمه آتش سوزی را از یک شرکت و بیمه مسئولیت را از شرکت بیمه دیگری بگیرید.

  • نیروی انسانی و هزینه های آن را مدیریت کنید

پاداش مدیران و دیگر پرسنل را با سطح عملکرد مطلوب پیوند بزنید. مجبور نیستید اگر خوب تولید نکرده و خوب نفروخته اید پاداش بدهید. در صورتی که نیاز ضروری وجود دارد اضافه کاری را اجازه دهید. در غیر اینصورت مدیران واحدها و سرپرستان قسمت ها باید طوری برنامه ریزی و مدیریت نمایند که کارها در ساعت اداری عادی انجام شود.

  • انبارگردانی و مدیریت انبار راکد

هنگام انبار گردانی فهرست اقلام راکد و بدون استفاده را بررسی کرده و اقلام دارای ارزش و بدون کاربرد را به فروش برسانید هم درآمدی کسب کرده و هم از هزینه های نگهداری، انبارش و جابجایی اقلام بدون استفاده خود را راحت کرده اید.

  • رفت و آمد سرویس پرسنل

مسیر سرویس ها را بهینه کنید و از ظرفیت کامل وسیله نقلیه استفاده کنید

  • مهمان و بازدید کننده

مهمان نوازی خوب است اما نیاز نیست که خرج زیادی برای یک هتل لوکس بدهید. مشتریان مهم هستند و مدیریت رابطه با آنان حساس و ظریف می باشد. اگر منطقی برخورد کنید آن ها نیز درک می کنند.

  • هزینه های ارتباطات و تلفن های راه دور

مکالمات راه دور را از طریق سرویس های اینترنتی انجام دهید.

  • وسائط نقلیه، نگهداری تعمیرات

اگر به این نتیجه رسیده اید که خرید و مالکیت وسائط نقلیه به صرفه تر از استفاده از خدمات موسسات حمل و نقل است بر نحوه نگهداری و استفاده صحیح از خودروها نظارت دقیق نمایید. مسئولیت های فرد راننده را در حوزه نگهداری تعریف  کرده و توسط یک فرد خبره خودروها را به صورت دوره ای بازدید کرده و خرابی های احتمالی را در مراحل اولیه و با صرف هزینه های کم شناسایی کرده و برطرف نمایید.

  • هزینه های دعوی های حقوقی، شکایت ها و پرداخت غرامت

اگر در صنعتی خاص مشغول به فعالیت هستید و وجود عیب در محصولات شما ممکن است منجر به طرح دعوی شود به صورت خاص بحث کیفیت را در محصولات خود پیگیری نمایید تا از شکایت، هزینه های دادگاه و غرامت پیشگیری نمایید.خدمات به مشتریان را بهبود دهید. رضایت آن ها را جلب نمایید. آن ها را مشعوف و وفادار کنید.

  • هزینه مشاوره یا متخصصان

هزینه های دریافت خدمات مشاوره را درصورت امکان با استفاده از امکانات ارتباط از راه دور کاهش دهید.

  • همکاری با همکاران به جای رقابت با رقبا

خرید حجم زیاد مواد اولیه به صورت مشترک یا احداث آزمایشگاهی برای استفاده همه تولیدکنندگان یک محصول خاص به جای استفاده موردی از آزمایشگاهی در شهری دیگر هزینه های همه را کاهش می دهد. این رویکرد به ارتباط تولید کنندگان یک محصول خاص در یک منطقه جغرافیایی و روحیه همکاری و هوشمندی تجاری آنها بستگی دارد.

  • خرج کرد پرسنل را مدیریت کنید

اگر مدیران، سرپرستان یا کارشناسان در سازمان شما اختیار خرید یا خرج کردن پول را دارند با تعیین خطوط راهنما و یا قرار دادن حدودی برای اعلان هشدار، میزان خرج کرد آن ها را مدیریت کنید.

  • اگر فضای اداری یا سوله یا فضای باز دارید که مورد نیازتان نیست آن ها را اجاره دهید

در کل هر نوع دارایی یا امکانات دیگری دارید که در زمان اجاره دادن مورد استفاده و بهره برداری قرار نمی گیرد را اجاره داده و از آن ها کسب درآمد کنید.

  • اگر بدهی با بهره کم دارید آن را تمدید کنید

البته اگر چنین وام یا تسهیلاتی دارید!در شرایط کنونی، پول نقد پادشاه است. در شرایطی که پول نقد داشته باشید قدرت مانور بیشتری دارید و فعالیت های سودآور را می توانید پی ریزی کنید. پول نقد به شما انعطاف پذیری، انتخاب های گوناگون و توان تصمیم گیری می دهد.

  • عضویت ها و اشتراک های غیر مفید را لغو کنید
  • سفرهای زائد و هزینه های زائد سفرها را حذف کنید

در صورت امکان به جای سفر و ملاقات حضوری با تماس های تلفنی، ایمیل ها و نشست های ویدئویی یا ویدئو کنفرانس ها ارتباطات تجاری خود را به انجام رسانید.

در صورت ضرورت برای سفر، حین مأموریت هم خود رعایت هزینه کردن ها را بکنید و هم از پرسنلی که به مأموریت می روند بخواهید که هزینه های ضروری را انجام دهند و از هزینه های غیرضروری بپردازند.

  • کاغذ را حذف کنید، به سمت سیستم های بدون کاغذ بروید

کاغذ یعنی هزینه، یعنی پول، فقط پول کاغذ A4 نیست که پرداخت می شود. این سیستم کاغذی است که هزینه های نیرو، تجهیزات و . . . را در بردارد. مدیریت اسناد و مدارک کاغذی وقت گیر است و گران تمام می شود. طبقه بندی، پرکردن و تکمیل فرم های کاغذی، بایگانی و همچنین پیدا کردن آن ها در وقت نیاز به زمان، مکان، منشی و خیلی چیزهای دیگر دارد.

خرید یک اسکنر البته با دستگاه تغذیه اتوماتیک ودیجیتال کردن تمام اسناد مهم ونگهداشتن آن ها را درفایل های ا لکترونیکی به صورت نظام مند وسازمان یافته به صرفه جویی در فضا و هزینه های اداری شما بسیار کمک می کند. اسناد و سوابق شرکت مهم و حیاتی هستند. پس اهمیت بسیار دارد که حفظ و نگهداری آن ها مورد توجه خاص قرار گیرد. سیستم شبکه، سرور و روش بک آپ گیری باید بسیار کارآمد باشد. امنیت این سیستم را نیز فراموش نکنید.

ضمنا مصداق مدیرعامل شرکتی نباشید که مدیران آن از او خواستند که اسناد کاغذی را الکترونیکی کنند و آن ها را معدوم کنند. وی دستور داد که یک نسخه از اسناد کاغذی کپی بگیرند و سپس اسناد اصلی را از بین ببرند.

اگر هم جایی نیاز به اسناد کاغذی هست فقط پرینت ضروری بگیرید. از کاغذ ها به صورت دورو استفاده کنید. کاغذهای باطله را در سطل آشغال نیندازید و آن ها را در صورت محرمانه نبودن به عنوان کاغذ باطله به فروش برسانید. به جز کاهش هزینه و در نظر گرفتن جیب سازمان به درخت های نازنین نیز رحم کرده اید.

  • بر مصرف مواد اولیه، قطعات مصرفی و استفاده از ابزارها نظارت کنید

استانداردهای مصرف را تعریف کرده و بر مصرف صحیح مواد در خط تولید نظارت دقیق داشته باشید. موادمصرفی دارایی های نامرئی هستند که اغلب نادیده گرفته می شوند. از گزارش های کنترل مصرف انبار استفاده کرده و نقاط مصرف بیش از حد استاندارد را شناسایی کرده و آن ها را بررسی نمایید. ابزارها را در صورت امکان به نام تحویل داده و در صورت تخریب به دلیل سهل انگاری آن ها را مواخذه نمایید.

  • از اینترنت به عنوان یک ابزار بسیار مفید حداکثر بهره را ببرید

هرکارمندی که در خرید مواد و تجهیزات مسئولیت دارد باید به اینترنت دسترسی داشته و بداند که چطور باید جستجو کرد و بهترین فروشنده و بهترین خرید را بیابد.

آخر سخن

در ابتدا گفتم که مراقب باشید که کاهش یا حذف برخی هزینه های آشکار به صورت غیرمنطقی و سختگیرانه بهافزایش هزینه های پنهان منجر نشود. در این جا نیز می گویم که در این برنامه حساس باشید و بر این مسئله متمرکز شوید که کاهش هزینه های اداری به افزایش هزینه ها در بخش های عملیاتی و فعالیت های تولیدی و خدماتی سازمان منجر نگردد.

شاید عبارت مدیریت هزینه بهتر از کاهش هزینه باشد. مطمئن هستم شما نیز به فراست به تمایز این دو عبارت به صورت تمام و کمال آگاه هستید. مدیریت یعنی اینکه در برخی موقعیت ها حتی باید قدری هزینه کرد تا در جایی دیگر یا در آینده بیش از آن هزینه اولیه سود کرده یا از صرف هزینه های دیگر جلوگیری نمایید.