تکنیک های کاربردی و اجرایی کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری فرآیند خرید و تأمین

 

مقدمه

امروزه یکی از دغدغه های اصلی مدیران سازمان ها و صاحبان شرکت ها، کلیدواژه های بهبود، ارتقاء بهره وری و کاهش هزینه می باشد. مطمئن باشید کمتر مدیر لایقی را می توان یافت که شرایط کنونی محیط های دور و نزدیک پیرامون سازمان ها را به خوبی و درستی درک و فهم نکرده باشد و راه و چاره مناسب جهت تعامل صحیح با این وضعیت را نداند.

یکی از رویکردهای مهم جهت بقاء در محیط پرتلاطم اقتصاد امروز، کاهش هزینه های سازمان می باشد. مدیران ارشد شرکت ها باید کاهش هزینه های شرکت خود را جدی قلمداد کرده و برای طرح ریزی و پیاده سازی استراتژی کاهش هزینه وقت و انرژی کافی صرف نمایند.

کاهش هزینه های تولید و عملیات و همچنین هزینه های خرید، تأمین و تدارکات در طرح ها و پروژه های کاهش هزینه جزء عناصر اصلی و اساسی می باشند. در صورتی که قصد دارید یک استراتژی کاهش هزینه موفق و اثربخش را طرح ریزی و پیاده سازی نمایید بایستی به صورت جدی به تحلیل، برنامه ریزی و اجرای تکنیک های کاهش هزینه در حوزه ی خرید و تأمین کسب و کار خود بپردازید.

رویکرد استراتژیک در کاهش هزینه ها

استفاده بهینه از منابع، محتاج مدیریت اصولی بر آن ها توسط روش های مختلف مانند کاهش هزینه ها می باشد. عدم نگرش سیستماتیک و نظام مند به کاهش هزینه ها، رویکرد مقطعی به آن و اجرای برنامه های کاهش هزینه، بدون بررسی اثر بخشی آن، در بیشتر مواقع باعث تحمیل هزینه های بیشتر از نقاط و مناطق دیگر به سیستم می شود.

اگر کاهش هزینه ها با نگاهی جامع، کلان و استراتژیک، صورت نگیرد و صرفا در مواقع بحرانی به عنوان یک اقدام مقطعی و فوری انجام شود، شاید به طور مقطعی مشکلی را حل کند ولی در دراز مدت مشکلات بیشتری را به وجود می آورد.

برای طراحی و اجرای یک استراتژی موفق کاهش هزینه، شما باید نحوه ی عملکرد سازمان در فرآیندهای مختلف آن را مورد بررسی قرار دهید تا فرصت های بهبودی که وجود دارند را شناسایی کرده و برای بهره جستن از آن ها، طرح های بهینه سازی زیر فرآیندها و فعالیت ها را در دستور کار خود قرار دهید.

امیدوارم به این نکته ی ساده اما بسیار مهم پی برده باشید که کاهش هزینه ها تنها از طریق اجرای یک یا چند پروژه مقطعی و منفرد، امکان پذیر نمی باشد، بلکه بازنگری در نوع تفکر، شیوه ی برنامه ریزی و نحوه ی انجام عملیات است که منجر به تغییر دادن و ایجاد بهبود در فعالیت هاست که ما را به هدف اصلی یعنی کاهش هزینه ها می رساند. هزینه هایی که شاید نابجا و غیرضروری می باشند و یا ممکن هم هست که ضروری باشند اما امکانپذیر هست که بتوانیم آن ها را کاهش دهیم.

کاهش هزینه ها در فرآیند تأمین و خرید

در هر نوع کسب و کاری که به فعالیت مشغول هستید، چه تولیدی باشد و یا خدماتی، فرقی نمی کند شما برای انجام فرآیندهای اصلی تولید و ارائه خدمات خود، باید منابعی را تهیه و تأمین نمایید. تهیه و تأمین این منابع و هزینه هایی که صرف آن ها می کنید و پولی که خرج می کنید مستقیما بر حاشیه سود شما تأثیر گذار است. در صورتی که بتوانید یک استراتژی موفق را پایه ریزی نمایید و هزینه های تأمین سازمان خود را کاهش دهید، سودآوری خود را افزایش خواهید داد.

این افزایش حاشیه سود از طریق فروش بیشتر و یا بالاتر بردن قیمت فروش محصول و یا خدمات به دست نمی آید، بلکه تنها و تنها با کاهش هزینه هاست که سودآوری بیشتر، محقق می گردد.

در کسب و کارهایی مانند فعالیت های تولیدی و صنعتی، فرض کنید هزینه ی مواد اولیه برای تولید یک محصول مانند یک قطعه خودرو، % ۴۰ بهای تمام شده ی محصول باشد. حالا تصور کنید که بتوانید در هزینه ی مواد اولیه خود به میزان % ۱۰ صرفه جویی کنید. با همین اقدام، شما % ۴ به سود فعلی خود اضافه کرده اید و این، رقم کمی نیست.

توجه داشته باشید که این افزایش سود، بدون آنکه تولید و یا فروش را با تمام هزینه های آن افزایش داده باشید، محقق شده است. به جز مواد اولیه، شما اقلام دیگری را نیز خریداری می کنید که بسته به نوع فعالیت شما ممکن است شامل برخی موارد زیر باشد.

  • قطعات یدکی
  • لوازم التحریر و ملزومات اداری
  • تجهیزات آزمایشگاهی و ابزارهای اندازه گیری
  • ابزارآلات مصرفی
  • مواد و ملزومات بسته بندی
  • تجهیزات ایمنی

به جز خرید کالاهای فوق شما از خدمات گوناگونی نیز ممکن است استفاده کنید مانند خدمات حمل و نقل، بیمه و غیره که بهای استفاده از خدمات به جمع هزینه های فهرست شده ی فوق نیز اضافه می گردد و برابر می شود با هزینه ی تمام شده ی محصول نهایی، که به علاوه ی سود مورد نظر شما می شود قیمت فروش محصول و بهایی که مشتری، بابت دریافت محصول به شما پرداخت خواهد کرد.

صرفه جویی در تهیه و استفاده از هر کدام از اقلام فوق، حاشیه سود شما را گسترده تر می کند و این همان نکته ی اصلی و کلیدی است که باید به آن توجه ویژه ای داشته باشید.

تکنیک های اجرایی و کاربردی کاهش هزینه

 

۱٫     خرید و تأمین را تجزیه و تحلیل کنید

در ابتدا برای اینکه بتوانید در جهت کمتر کردن هزینه ها شروع به حرکت کرده، به صورت موثر و اثربخش عمل نموده و بهره وری را افزایش دهید، نیاز دارید که برنامه ی تأمین اقلام مورد نیاز را تهیه کنید.

کاملا واضح و آشکار است که میزان تهیه و تأمین نیازمندی های عملیات سازمان رابطه ی مستقیم با برنامه ی فروش و در پی آن برنامه ی تولید شرکت دارد. واحد برنامه ریزی بر اساس سفارش ها و قراردادهای فروش، برنامه ی تولید را تهیه و تدوین کرده و مطابق فهرست مواد، اجزای محصول و دیگر اقلام مورد نیاز برای تولید، یک برنامه ی تأمین مواد و قطعات نیم ساخته را تهیه می کند. دیگر اقلام مورد نیاز می تواند شامل خدمات پیمانکاری، ملزومات بسته بندی، برنامه ی حمل محصول به مشتری یا حمل مواد و قطعات از فروشندگان و تأمین کنندگان به محل شرکت باشد.

درصورتی که واحد بازرگانی و قسمت فروش آن برنامه ی مدونی دارد آن را اخذ نمایید در غیر این صورت به آن ها کمک کنید تا برنامه ی فروش قطعی و یا پیش بینی شده را تهیه نمایند.

جهت پیش بینی فروش در سه، شش یا دوازده ماه آینده، بر اساس سفارش های قطعی یا احتمالی مشتریان، ضریب اطمینان مصرف کننده /  مشتری، روند فروش گذشته و جاری و دیگر متغیرهای تأثیر گذار مانند پارامترهای زمانی و فصلی، شرایط اقتصادی و غیره را نیز تأثیر دهید. این پیش بینی دوره ای را در ابتدای هر دوره مانند سه ماهه انجام دهید و بر اساس میزان تحقق آن در دوره ی گذشته، آن را بازنگری و تصحیح نمایید.

یک استراتژی موفق کاهش هزینه، نیاز به این دارد که شما یک گام از مشتریان یا مصرف کنندگان خود پیش باشید. در صورتی که برنامه ی خرید و تأمین را در اختیار نداشته باشید عملا مانند راه رفتن در تاریکی است. طبیعتا بدون برنامه ی تأمین شما نمی توانید برای بهبود آن اقدام کنید و هزینه های مربوط به آن را کاهش دهید.

۲٫     هوشمندانه خرید کنید

هزینه های تأمین اقلام لازم و مایحتاج شرکت شما به عوامل زیر بستگی دارد.

  • زمانی از سال که در آن خرید خود را انجام می دهید. مطمئنا اطلاع دارید که قیمت برخی اقلام در طول سال تغییر می کند.
  • میزان تقاضا برای آن اقلام از سوی تمام متقاضیان و خریداران. هر چه تقاضای کل، در بازار برای اقلامی بیشتر باشد قیمت آنها نیز افزایش پیدا خواهد نمود.
  • هزینه های سازندگان و عرضه کنندگان آن اقلام. بهایی که فروشندگان و تولید کنندگان اقلام از شما طلب می کنند.
  • متغیرهای اقتصادی مربوط به صنعت مرتبط
  • و بسیاری عوامل دیگر

هزینه های خود را با انجام فرآیند خرید به صورت هوشمندانه می توانید کاهش دهید.

  • جستجوی صحیح و دقیق عرضه کنندگان می باشد. از آن ها استعلام گرفته و بهترین قیمت را انتخاب کنید.
  • درخرید عجله نکنید با بررسی کافی اقدام کنید و بهترین معامله را پیدا کنید
  • چانه زنی را فراموش نکنید
  • برای انجام یک خرید خوب، نیروی لایق و کاردان نیاز دارید. کارشناس خرید و کارپرداز خود را با وسواس و دقت انتخاب کنید و روی آموزش، افزایش دانش و ارتقاء مهارت وی با برنامه عمل کنید
  • عملکرد وی را تحت ارزیابی مستمر داشته باشید و برای ارتقاء سطح عملکرد وی  برنامه ریزی کنید.
  • به جز کارپرداز، نفر صاحب اختیار برای بررسی، انتخاب و تأیید خرید نیز بایستی صلاحیت داشته و مطابق موارد ذکر شده برای کارپرداز، برای وی نیز به همان صورت عمل کنید.
  • اطمینان حاصل نمایید که تصمیم گیرنده ی اصلی برای خرید می داند که چطور بهترین قیمت و جذاب ترین معامله را پیدا کند. به عنوان مثال اقلامی که در طول سال قیمت متغیر دارند را زمانی بخرد که بهترین قیمت را داشته باشد.

۳٫     هزینه های سفارش ها و معاملات خرید را به حداقل برسانید

هر معامله، هر سفارش و هر مورد خرید به جز هزینه ی مستقیم خرید که برابر با قیمت خود کالا است، هزینه های دیگری نیز به صورت غیر مستقیم در بردارد که برخی از آن ها به شرح زیر می باشند.

  • فعالیت های اداری و سیستماتیک کنترل موجودی و صدور سفارش تأمین موجودی که شامل حقوق نیروی انسانی برای نفر ساعتی که صرف انجام فعالیت های دفتری می شود، می باشد.
  • ملزومات اداری مرتبط با انجام فعالیت های دفتری مانند برگه کاغذ، پرینت، کامپیوتر و غیره
  • درخواست و دریافت استعلام و ارزیابی و انتخاب آن ها
  • برقراری تماس های تلفنی، ای میل، فکس و . . .
  • رفت و آمد جهت تعامل حضوری با فروشندگان
  • عقد قرارداد و انجام معامله
  • بیمه
  • حمل و نقل
  • بارگیری و تخلیه
  • فعالیت های کنترل، بازرسی و آزمایش برای تعیین مرغوبیت اقلام خریداری شده
  • نقل و انتقال بهای کالاها و خدمات و انجام تعهدات مالی مطابق با شرایط قرارداد و معامله
  • انبارداری، نگهداری اقلام مطابق با شرایط تعریف شده
  • رعایت موارد الزامی ایمنی
  • جابجایی های داخلی
  • و دیگر هزینه های پیدا و پنهان هر تراکنش خرید

پس هزینه های هر خرید به تعداد ردیف های هزینه های هر مورد خرید بستگی به فرآیندی دارد که برای انجام عملیات خرید شرکت خود تعریف نموده اید. و هزینه های کل خرید وابسته است به تعداد خرید هایی که انجام می شود. تصور کنید یک فرآیند خرید پیچیده و پر هزینه به تعداد دفعات زیاد تکرار شود. نتیجه کاملا مشخص است هزینه های خرید شما بسیار افزایش می یابد. پس باید سعی کنید تا جایی که امکان دارد

  • فرآیند خرید را ساده و موثر طراحی کنید و هم اینکه
  • تعداد دفعات خرید را کاهش دهید.

برای بازنگری فرآیند خرید، یک روش اجرایی مناسب، کارآمد و مختصر اما مفید را تهیه و تدوین نمایید. مراحل مختلف پروسه، توالی انجام فعالیت ها و مسئولان انجام اقدامات را به صورت شفاف و واضح تعیین نمایید. به عنوان مثال می توانید با طراحی و راه اندازی یک سیستم نرم افزاری، موجودی را به صورت خودکار کنترل کرده تا خود سیستم در زمانی که لازم هست سفارش خرید را صادر نماید. حتی سیستم صدور سفارش خرید و انتقال آن به فروشنده یا تأمین کننده نیز می تواند اتوماتیک باشد که می توان از سیستم EDI  بهره برد.

با توجه دقیق به ردیف های هزینه های مربوط به هر تراکنش خرید در می یابید که هر چه قدر موارد خرید کمتر باشند و تعداد اقلام و حجم بیشتری از آن ها در یک بار خرید انجام شود، هزینه های مستقیم و غیر مستقیم هر عملیات خرید به تعداد اقلام و حجم بیشتری تقسیم و سرشکن شده و هزینه ی کل خرید و تأمین کمتر می شود.

۴٫     موجودی ها را مدیریت و بهینه سازی کنید

در یک سازمان تولیدی، موجودی ها به صورت مواد اولیه و قطعات خریداری شده، کالاهای نیم ساخته و کالای ساخته شده و در خرده فروشی ها به صورت کالای خریداری شده هستند. هیچ سازمان تولیدی نمی تواند به طور کامل بدون موجودی وجود داشته باشد. موجودی ها نیاز به سرمایه دارند، غیرعادی نخواهد بود اگر در شرکتی مقدار سرمایه درگیر در موجودی ها برابر ۲۵ درصد کل سرمایه گذاری های آن باشد. طی یک تحقیق انجام شده در یک کشور توسعه یافته، مقدار سرمایه درگیر در موجودی ها به صورت درصدی از کل دارائی ها برای چند شرکت مختلف اندازه گیری شده است. در آن شرکت ها حداقل سرمایه درگیر برابر ۱۱ درصد و حداکثر برابر ۵۸ درصد کل دارائی ها بوده است.

در محل انبار مواد اولیه یا انبار فنی شرکت، حضور پیدا کنید و موجودی های انبار را از نزدیک مشاهده نمایید. صدها قلم جنس با قیمت های بالا و پائین را خواهید دید. حالا نرم افزار انبار را بررسی کنید و ببینید که چقدر به صورت فیزیکی موجودی دارید. از واحد حسابداری بخواهید که ارزش ریالی موجودی انبارهای مختلف شرکت را محاسبه کرده و به شما ارائه نماید.

احتمالا از شنیدن مبلغ پول و سرمایه ای که در انبارهای شرکت خوابیده است شگفت زده می شوید. به هر حال واقعیت دارد و البته ضرورت. داشتن موجودی مواداولیه، قطعات یدکی، ملزومات اداری، ابزارهای مصرفی، اقلام ایمنی، ملزومات و مواد بسته بندی و دیگر نیازمندی ها برای تولید، ساخت، ارائه خدمات و در یک کلام کسب و کار، ضروری و واجب است.

خبرهای خوب هم وجود دارند، هر چقدر که تاکنون برای تهیه و نگهداری موجودی، هزینه ی بالایی کرده باشید به همان نسبت فرصت بزرگی برای کاهش هزینه های آن به میزان قابل توجهی دارید. اجرای یک سیستم برای بهینه سازی موجودی اقلام متعدد و متنوع انبارها، سهم بزرگی از استراتژی کاهش هزینه ی شما را تشکیل می دهد. برای مدیریت و بهینه سازی موجودی می توانید از روش ABC – مدیریت موجودی براساس ارزش ریالی اقلام -  و یا از تکنیک EOQ  – مقدار اقتصادی سفارش -  استفاده کنید.

در این مطلب فرصت پرداختن به جزئیات سیستم های مدیریت و بهینه سازی موجودی وجود ندارد اما در آینده روش های کاربردی، اجرایی و مناسبی را جهت بهینه کردن سطح موجودی و تعیین حدود سفارش را در قالب مطلبی جداگانه ارائه خواهم نمود.

یک تکنیک و روش جالب توجه برای مدیریت موجودی و کاهش هزینه های سازمان، سپردن مسئولیت مدیریت موجودی به تأمین کنندگان و فروشندگان می باشد. البته این روش را زمانی می توانید استفاده کنید و از آن بهره ببرید که سازمان شما بزرگ بوده و کسب و کار بزرگی را اداره می کنید. برای اجرای این روش می توانید از فروشندگان و تأمین کنندگان خود بخواهید که مقدار مشخص کالاهای مورد نیاز شما را در زمان های مشخص به شما تحویل داده ضمن آنکه درصدی از حجم قرارداد را به عنوان ذخیره ی احتیاطی در محل شرکت خودشان نگهداری نمایند. به این صورت شما همیشه میزان مورد نیاز اقلام را در زمان مورد لزوم در اختیار خواهید داشت بدون آنکه حجم زیادی از آن ها را خریداری کرده و در انبار شرکت خودتان نگهداری نمایید.

هزینه ی نگهداری موجودی غیر ضروری و با حجم بالا منحصر به سرمایه ای که بابت بهای آن پرداخت شده نمی باشد. به جز هزینه های گفته شده در بند سوم که مربوط به هزینه های خرید موجودی می شود، هزینه های

  • ایجاد سالن، سوله و فضای انبار
  • تجهیزات انبار مانند قفسه و غیره
  • تجهیزات جابجایی مانند لیفت تراک، جرثقیل، گاری و . . .
  • نیروی انسانی متخصص و کارگری
  • آسیب دیدن و فاسد شدن اقلام دارای تاریخ نگهداری

از جمله هزینه های تهیه و نگهداری موجودی می باشند. که با بهینه ساختن سطح موجودی ها، کاهش هزینه ی قابل توجهی را به دست خواهید آورد.

۵٫     دوره ی گردش موجودی را کاهش دهید

برخی از متخصصان و مشاوران به کنترل موجودی های انبارهای ورودی و اقلام خریدنی توجه کافی می کنند حال آنکه انبارهای قطعات درجریان ساخت و نیم ساخته و همچنین محصول نهایی نیز باید در برنامه ریزی های مدیریت و بهینه سازی موجودی قرار بگیرند.

تولید و انبارش نامتوازن قطعات نیم ساخته و تولید بیش از حد نیاز برای تکمیل تعداد مشخص محصول نهایی و همچنین تولید و تکمیل محصول نهایی بیش از میزان سفارش مشتریان و کشش بازار مصرف و حتی تولید و انبار کردن محصولات بدون سفارش، هزینه های غیر ضروری به سازمان تحمیل می کند.

برنامه ریزی تولید بایستی طوری صورت بگیرد که قطعات نیم ساخته با کمترین انتظار، تبدیل به محصول نهایی شده و محموله های بسته بندی شده ی محصو ل نهایی با کمترین انتظار و تأخیر برای مشتری و بازار ارسال شوند. با بسط و گسترش سیستم مدیریت موجودی به انبارهای درجریان و محصول نهایی، هزینه های بیشتری را می توانید کاهش دهید.

در تکنیک چهارم، اگر خاطرتان باشد گفتیم که بخشی از مسئولیت مدیریت موجودی را به تأمین کنندگان خود بسپارید. به همین صورت که شما با تأمین کنندگان خود این رویه را پیاده سازی می کنید ممکن است مشتریان بزرگ شما نیز از شما بخواهند که درصدی از حجم قراردادی که برای خرید محصول با شما عقد کرده اند را به عنوان ذخیره و موجودی احتیاطی به صورت جداگانه نگهداری نمایید. تا جایی که امکان دارد از میزان این موجودی احتیاطی بکاهید، البته بدون آنکه احساس نارضایتی و ناخرسندی را در مشتری بزرگ و مهم خود به وجود بیاورید. با برنامه ریزی های دقیق و منسجم برای بالابردن شاخص تحویل به موقع محصول، این مهم قابل اجرا می باشد. دوره ی گردش موجودی کوتاه تر و بهینه تر یعنی سریع تر نقد شدن هزینه هایی که برای تولید محصول کرده اید. یعنی پولی را که برای مواد اولیه، نیروی انسانی و غیره و غیره پرداخت کرده اید زودتر تبدیل به درآمد حاصل از فروش محصول به دست آمده از آن مواد می شود. یعنی سرمایه شما زمان کمتری راکد می ماند و به نوبه ی خود باعث تسهیل گردش نقدینگی و طبعا کاهش هزینه خواهد شد.

۶٫     از تخفیف خرید عمده استفاده کنید

شاید با دیدن عنوان ششمین تکنیک، اندکی به فکر فرو بروید. در نظر اول، این روش در جهت خلاف توصیه چهارم یعنی مدیریت و بهینه سازی موجودی و در جهت موافق با تکنیک سوم یعنی کاهش هزینه های سفارش ها و معاملات می باشد.

حق با شماست تا حدودی همینطور هم هست. هر کدام از این شیوه ها، جنبه ای از استراتژی کاهش هزینه ی شما را معرفی می کند و نشان می دهد . هنر و ظرافت کار مدیریتی شماست که با توجه به شرایط و مقتضیات کسب و کار خود و منابع و امکاناتی که در اختیار دارید، اولویت بالاتر و وزن و اهمیت بیشتری به کدام یک از آنها بدهید و یا در نقطه ای بهینه و متعادل، همه ی آن ها را به کارببندید و از مزایای کاهش هزینه به واسطه ی پیاده سازی آن تکنیک بهره ببرید.

خرید عمده، مزایا و امتیازهایی دارد که بازرترین آن استفاده از تخفیف در فروش از سوی تأمین کنندگان و فروشندگانی است که با شما کار می کنند. از دیگر مزیت های آن می توان کاهش در هزینه های فهرست شده در بند سوم را برشمرد که قابل توجه می باشند.

از این تکنیک زمانی می توانید استفاده کنید که زیرساخت ها و تأسیسات لازم برای انبارش حجم بالای خرید در یک نوبت را داشته باشید ضمن آنکه توان مالی کافی و یا اعتبار لازم جهت خرید عمده را نیز باید دارا باشید. میزان خرید عمده نیز سقفی دارد که شما بایستی ریسک های مرتبط با آن را در جهت تعیین حداکثر میزان خرید در یک نوبت را شناسایی کرده و تحت کنترل خود داشته باشید.

۷٫     هزینه های حمل و نقل را کاهش دهید

برای استفاده از این روش و کاهش هزینه های حمل و نقل، نیاز به یک سیستم برنامه ریزی پیشرفته و کارآمد دارید. به عنوان مثال

  • می توانید سفارش خرید را زودتر انجام دهید تا زمان لازم برای برنامه ریزی و استفاده از بهترین و ارزان ترین خدمات حمل و نقل را داشته باشید
  • حمل چند مورد خرید را با به کاربردن تکنیک های ترانزیت ادغامی در تعداد دفعات انتقال کمتر انجام دهید.
  • از تخفیف در حمل و نقل نیز بهره ببرید، زیرا که چند حمل را در یک معامله انجام می دهید که مشابه تکنیک استفاده از مزایای خرید عمده می باشد.
  • در هنگام ارسال محموله های محصولات مختلف به مشتریان در نقاط گوناگون نیز می توانید از این روش بهره ببرید.

با شرکت های حمل و نقل نیز همکاری مشترک و برپایه منافع متقابل شکل دهید تا هم در انجام انتقال به موقع و هم کاهش هزینه به صورتی موفق و اثربخش اقدام نمایید. برنامه ریزی صحیح و پیشرفته ی تولید و تکمیل محصول نهایی نیز در این باره می تواند مفید باشد تا با تکمیل و تحویل به موقع محصول از هزینه های بالاتر تحویل ناقص، عدم استفاده از ظرفیت کامل وسیله ی حمل و یا انتقال مجدد برای تکمیل سفارش جلوگیری نمایید زیرا ارسال های سفارشی و سریع تر از حالت عادی در مواقعی که سررسید تحویل محصول، عقب افتاده و یا محموله تکمیل نشده، هزینه های حمل را افزایش می دهد.

۸٫     با تأمین کنندگان خود همکاری و مشارکت نمایید

پیمانکاران، فروشندگان و تأمین کنندگان، بهترین متحدان و شرکای شما در اجرای استراتژی های کاهش هزینه می باشند. آن ها بخش مهمی از برنامه های کاهش هزینه شما را تشکیل می دهند و بهتر است که نقش آن ها را در پیاده سازی موفق و اثربخش پروژه ی کاهش هزینه خود جدی بگیرید.

سپردن مدیریت موجودی برای اقلام پرنیاز شما تا داشتن موجودی برای اقلام کمتر مورد نیاز، از جمله نقش های پررنگ فروشندگان و تأمین کنندگان کسب و کار شما می باشد.

با شناسایی، ارزیابی و انتخاب بهترین تأمین کننده اقلام و کالاها و همچنین بهترین پیمانکار خدمات و برپایی همکاری نزدیک و تنگاتنگ بر پایه منافع متقابل با آنها، تأثیر بسیار زیادی بر بهبود کارایی و بهره وری خواهد گذاشت و البته موجب کاهش هزینه های تأمین شما نیز خواهد شد.

به عنوان مثال تأمین کننده ای که از بابت همکاری مشترک، سودمند و پایدار با شما اطمینان خاطر دارد مجموعه ی امکانات فنی، مدیریتی و عملیاتی خود را برای برآوردن نیازهای تأمین شما به کار خواهد بست تا نیازمندی های مقداری، زمانی و کیفیتی شما را پاسخگو باشد.

تأمین کننده ای که کالاهای مورد نیاز شما را به صورتی مرغوب و با کیفیت مناسب تحویل می دهد

  • هزینه های بازرسی ورودی شما را کاهش می دهد
  • بازکاری و ضایعات ناشی از مواد اولیه نامرغوب را کاهش می دهد و یا حذف می کند
  • مشکل عدم کیفیت محصول نهایی و طرح شکایت و برگشتی از مشتری را از بین می برد
  • هزینه های بازرسی مجدد، جداسازی صددرصد و برخی هزینه های دیگر را

از صورت حساب های شما خارج می کند.

دیگر مزایای تأمین کننده خوب که شامل تحویل به موقع مناسب و پاسخگویی به درخواست های شما می باشد نیز مشابه ارائه کالای با کیفیت به شما سود خواهد رساند.

۹٫     از کارکنان تان بخواهید که پیشنهاد بدهند

ارائه ی طرح و ایده از سوی کارمندان، کارشناسان و حتی کارگران به صورت پیشنهادهای بهبود، نقش مهمی در افزایش بهره وری و کاهش هزینه دارد. کسانی که کاری را انجام می دهند بهترین، مناسب ترین و باصلاحیت ترین افراد هستند تا در مورد بهبود آن فعالیت و فرآیند اظهار نظر نمایند زیرا که کار هر روزه ی آنهاست و با زیر و بم کار و با نقاط قوت و ضعف آن فعالیت کاملا آشنایی دارند.

نقش شما در اینجا نقش یک تسهیل کننده است. شما باید

  • در ابتدا فضایی را به وجود بیاورید تا کارکنان انگیزه و تمایل برای مشارکت در بهبود فرآیند و اعلام نظر و ایده برای رفع مشکلات را داشته باشند
  • پیشنهادها را دریافت کرده
  • با بررسی های فنی و اقتصادی، طرح های مفید و قابل اجرا شدن را تأیید کرده تا پیاده سازی شوند
  • در انتها نیز متناسب با منافع حاصل و بهبود ایجاد شده، پیشنهاد دهنده ی طرح و ایده ی بهبود را پاداش دهید و از آنها قدردانی نمایید.

۱۰٫ کاغذبازی را حذف کنید یا آن را کاهش دهید

هنگامی که فرآیند خرید را برای ساده تر کردن جریان فعالیت ها و افزایش کارآمدی، بازنگری می کنید و آن را از نو طراحی می نمایید، کاهش جریان کاغذ را هم به عنوان یکی از اهداف مهندسی مجدد این فرآیند قرار دهید. این اقدام سهم مناسبی در بهبود بهره وری و کاهش هزینه های خرید و تأمین خواهد داشت.

به میزان خرید کاغذ در سازمان خود طی یک سال نگاهی بیندازید، تعداد برگه های خریداری شده را به تعداد پرسنل ستادی خود تقسیم کنید. هر کارمند ستادی و دفتری به طور میانگین در سال صدها برگه و شاید هم بیشتر، پرینت می گیرد. درصد کمی از کل این پرینت ها ضروری می باشند و بسیاری از آنها سرنوشتی جز سطل آشغال یا کیسه ی بازیافت کاغذ پیدا نمی کنند.

هر برگه ی کاغذی پرینت شده ای که پاره یا مچاله شده و سر از کیسه ی بازیافت در می آورد را یک اسکناس چند ده تومانی تصور کنید که دور انداخته می شود. برای کاهش هزینه های تهیه، توزیع و انتقال برگه ها می توانید از توانمندی های سیستم های فن آوری اطلاعات استفاده نمایید. سیستم مکاتبات و انجام فعالیت ها را با استفاده از اسناد آنلاین و از طریق شبکه داخلی رایانه ای سازمان انجام دهید تا کارکنان بتوانند از طریق رایانه، اسناد را دریافت کرده، مطالعه کنند، آنها را تغییر داده و برای دیگران بفرستند و در نهایت روی شبکه آن ها را بایگانی نمایند.

موارد کاهش هزینه با راه اندازی سیستم بدون کاغذ Paperless ، شامل کاغذ، پرینتر، شارژ کارتریج، زمان انتقال دستی برگه ها، تأخیر در ارتباطات کاری پرسنل، دسترسی سریع به سوابق بایگانی شده در رایانه، عدم نیاز به جمع آوری و بایگانی اسناد کاغذی و ایجاد فضایی برای آرشیو و بایگانی راکد حجم انبوه اسناد کاغذی فعلی و گذشته و بسیاری موارد دیگر می باشد.

حسین عبدی -  h.abdi.ceo@gmail.com