برنامه ریزی، محاسبه و برآورد منابع انسانی مورد نیاز سازمان – بررسی رابطه بین تعداد نیروهای انسانی واحدهای ستادی و صفی

مقدمه

یکی از مسائل مهم در بحث برنامه ریزی و مدیریت سازمان ها به صورت عام و مدیریت منابع انسانی به صورت خاص، تناسب بین تعداد نیروهای شاغل در واحدهای ستادی و واحدهای صفی می باشد. این مسئله مهم همچنین با سازماندهی، طراحی ساختار و برآورد و تأمین نیروی انسانی نیز مرتبط می باشد.

صف و ستاد

واحدهای صف، فرآیندهای اصلی کسب و کار را به انجام می رسانند و فعالیت هایی را انجام می دهند که نتیجه آن تولید محصولات برای فروش می باشد و یا اگر واحد تجاری موردنظر خدماتی باشد، خدماتی را برای ارائه به مشتریان فراهم می سازند. این واحدها در شرکت های صنعتی با نام واحد تولید شناخته می شوند.

واحدهای ستادی، عهده دار فعالیت های پشتیبانی و فراهم آوردن منابع و امکانات لازم برای واحدهای صف می باشند. به عنوان مثال می توان از واحدهای اداری و منابع انسانی، برنامه ریزی، آموزش، انبار، کنترل کیفیت و نگهداری تعمیرات نام برد.

برآورد و محاسبه تعداد نیروی واحدهای صف

تعیین تعداد نیروهای انسانی مورد نیاز واحدهای صفی تا حدود زیادی مشخص می باشد. معمولا واحدی به نام طرح و برنامه، برنامه ریزی و یا مهندسی صنایع در سازمان، مسئول انجام این فعالیت می باشد. کارشناسان این واحد با مد نظر قراردادن سفارش های دریافت شده از مشتریان و قراردادهای منعقد شده و با توجه به زمانسنجی و ظرفیت سنجی فرآیندهای ساخت و تولید، نسبت به محاسبه تعداد پرسنل مورد نیاز برای تولید محصول و تحویل آن به مشتریان اقدام می کنند.

در مثالی بسیار ساده شده به این موضوع خواهیم پرداخت. به عنوان مثال اگر از محصول الف به میزان ۵۰۰۰ واحد سفارش برای فروش در یک ماه اخذ شده باشد و مطابق ظرفیت سنجی انجام شده برای تولید هر واحد محصول نیاز به یک نفر ساعت کار باشد، می توان تعداد نیروی انسانی مورد نیاز را با در نظر گرفتن ۷ ساعت کار در شیفت و ۲۵ روز کاری بدین صورت محاسبه نمود.

کل نفر ساعت مورد نیاز، عدد حاصل از ضرب ۵۰۰۰ عدد محصول در یک نفر ساعت کار می باشد که مساوی ۵۰۰۰ می شود. میزان ساعات کاری هر نفر کارگر نیز در ماه مساوی ضرب ۲۵ در ۷ می باشد که مقدار آن ۱۷۵ می شود.

تعداد نیروی انسانی مورد نیاز برابر با تقسیم ۵۰۰۰ بر عدد ۱۷۵ است که برابر ۲۸٫۶ می شود. یعنی ما برای تولید ۵۰۰۰ عدد محصول در ماه به ۲۹ کارگر نیاز داریم که به صورت یک شیفت و بدون اضافه کاری، کار کنند. به همین ترتیب برای دیگر محصولات تولیدی شرکت نیز محاسبات لازم صورت می گیرد.

توجه داشته باشید که مثال به صورت کاملا ساده شده و جهت توضیح مطلب ارائه شده است. دقت کنید که در حالت واقعی و برای انجام محاسبات و برنامه ریزی های لازم بایستی تعداد دستگاه ها و تجهیزات تولیدی و میزان تولید اسمی و واقعی آنها، نیروی انسانی مورد نیاز هر کدام از دستگاه ها و همچنین بسیاری دیگر عوامل تأثیرگذار را مد نظر قرار دهید. نحوه اجرای فعالیت های زمانسنجی، ظرفیت سنجی و محاسبه دقیق نیروی انسانی مورد نیاز واحدهای تولیدی مطابق روش ها و تکنیک های فرآیند ارزیابی کار و زمان صورت می گیرد.

واحدهای ستادی سازمان ها واقعا چه مقدار نیرو نیاز دارند؟

اما تعیین تعداد پرسنل مورد نیاز سازمان برای انجام وظایف شغل های ستادی، حکایتی متفاوت دارد. در این مسئله تعداد پارامترهای موثر، متعدد و تا حدودی مبهم می باشد که محاسبه و مقداری کردن آن ها در بعضی موارد، پیچیده و مشکل می باشد اما سعی خواهیم کرد که برخی از این عوامل تأثیرگذار را به قدر کفایت، فهرست کرده و توضیحی مختصر نیز در مورد هر کدام ارائه نمایم.

توجه داشته باشید که نکات ارائه شده در زیر، استاندارد نبوده و برای افزایش آگاهی شما در این مبحث ارائه شده است. به عنوان مثال یک شرکت کوچک با فرآیندهای ساده تولیدی نیروهای ستادی کمی زیاد دارد و نهایتا شاید با یکی دونفر سرپرست، یک کارپرداز و احتمالا یک حسابدار نیمه وقت تمامی کارهای غیر تولیدی خود را بتواند انجام دهد. اما هر چه سازمان بزرگتر می شود حجم فعالیت های اداری و ستادی نیز به سرعت زیاد می شود و نیروهای انسانی بیشتری احتیاج می باشند، ضمن آنکه تعدادی مدیر و سرپرست نیز برای کنترل و نظارت منابع انسانی اضافه شده لازم می شود.

به جز کوچک یا بزرگ بودن سازمان موارد دیگر در زیر ارائه می گردد.

  1. سطح مهارت موردنیاز پرسنل واحدهای صف جهت انجام فرآیندهای اصلی و تولیدی

هر چه میزان مهارت مورد نیاز بیشتر باشد در پی آن حجم فعالیت های سیستم مدیریت منابع انسانی در حوزه ی تأمین نیروی انسانی متخصص، بررسی صلاحیت متقاضیان و اجرای فرآیند استخدام آن ها، برنامه ریزی جهت برگزاری دوره های آموزشی بدو استخدام، حین کار و . . . افزایش یافته و طبیعتا تعدادی نیروی انسانی برای انجام اینگونه فعالیت ها مورد نیاز می باشد. ضمنا سرپرستی و نظارت بر انجام فعالیت های پیچیده نیز بخشی دیگر از کارها می باشد.

  1. میزان استفاده شرکت از خدمات برون سپاری

درست است که برون سپاری فرآیندهای اصلی و پشتیبانی سازمان از میزان نیاز به نیروی انسانی در واحدهای صف و ستاد می کاهد اما ارزیابی و انتخاب تأمین کنندگان، کنترل و نطارت دوره ای و مستمر عملکرد پیمانکاران نیز نیاز به سیستم، مکانیزم و نیروی انسانی خاص خود خواهد داشت.

  1. میزان پیچیدگی تکنولوژیکی محصولات تولید شده

تکنولوژی سطح بالاتر و پیشرفته تر از یک سو  ممکن است به علت مکانیزه و اتوماتیک بودن تجهیزات نیاز به نیروی انسانی غیر ماهر و متخصص کمتری داشته باشد و از طرف دیگر مطابق بند ۱ نیاز به نیروی ماهر و متخصص را افزایش دهد.

hrm proportion

  1. نحوه فروش محصولات و خدمات شرکت و گستردگی بازارهای هدف

در صورتی که محصول مستقیما به بازار مصرف ارائه شود بایستی فعالیت های تحلیل بازار، تعیین نیاز مشتریان و سنجش سلیقه مصرف کنندگان در دستور کار قرار گیرد. در ادامه، فعالیت های بازاریابی، تبلیغات، توزیع و فروش صورت می گیرد. پس از آن بایستی رضایت مشتریان به عنوان مثال با تحقیقات میدانی، اندازه گیری شود و در صورت پایین بودن، اقدامات اصلاحی مناسبی طراحی و اجرا گردد. سیستمی نیز برای دریافت، بررسی و رفع شکایات مشتریان طراحی و پیاده سازی گردد.

این فعالیت ها برای حالتی که محصولات به شرکت های دیگر فروخته می شود نیز بایستی اجرا گردد اما به دلیل متمرکز بودن مشتریان درقالب سازمان های مشخص، حجم کمتری دارد و نیروی انسانی کمتری را نیازمند است.

  1. تکنولوژی فرآیندهای ساخت و فن آوری تجهیزات تولیدی

مشابه بند ۱ و ۳

  1. مجتمع بودن یا پراکندگی سایت های شرکت

هر یک از سایت های جداگانه، ساختار سازمانی و واحدهای اصلی و پشتیبانی خاص خود را نیازمند است. ضمن آنکه فعالیت های برنامه ریزی و کنترل عمده روی سایت ها بایستی در یک سایت مرکزی نیز انجام گیرد.

فعالیت های حمل و نقل بین سایت ها و انتقال اطلاعات و انجام ارتباطات، حجم قابل توجهی خواهد داشت.

  1. ساختار طراحی شده و چارت سازمانی

ساختارهای سلسله مراتبی و عمودی نیروی انسانی بیشتری را می طلبد تا ساختارهای افقی. ساختار های ماتریسی و پروژه ای نیز شرایط خاص خود را دارند.

  1. میزان تولید و حجم فروش

حجم تولید بالا، نیروی انسانی تولیدی بیشتر و تقریبا با همان نسبت نیروی ستادی بیشتری را به کار خواهد گرفت.

  1. الزامات قانونی و دولتی و استانداردهای اجباری

در صورتی که محصولات تولیدی سازمان مشمول اجرای اجباری استانداردهای کیفی و یا ایمنی خاصی باشند، فعالیت هایی بایستی در این زمینه طرح ریزی و اجرا گردد تا این الزامات و استانداردها برآورده شوند مانند نیاز به ایجاد و فعالیت یک آزمایشگاه و . . .

  1. پیاده سازی سیستم های مدیریت کیفیت

تقریبا می توان گفت که اجرای سیستم های مدیریت کیفیت با توجه به حجم فعالیت های لازم برای پیاده سازی، نگهداری و بهبود سیستم مستقر شده، نیروی انسانی بیشتری را می طلبد.

  1. تعداد پرسنل واحدهای صفی

نسبت دقیق و استاندارد مشخص شده ای بین تعداد پرسنل صف و ستاد وجود ندارد. اما نسبت هایی بین ۱۵ تا ۴۰ درصد را دیده ام. در واقع این نسبت مطابق پارامترهای تأثیرگذار دیگری که در این مطلب آمده مشخص می گردد و در زمینه های فعالیت شرکت ها و بسته به شرایط خاص هر سازمان این نسبت می تواند کمتر یا بیشتر شود.

  1. نوع سازمان

سازمان ها در یک نوع دسته بندی شامل دولتی و خصوصی و در طبقه بندی دیگری شامل شرکت های صنعتی و سازمان های خدماتی می شوند. وضعیت سازمان ها به لحاظ راندمان کاری و کاهش هزینه ها متفاوت می باشد. به عنوان مثال تا حدود زیادی می توان گفت که شرکت های خصوصی به نسبت شرکت های دولتی راندمان کاری بالاتری دارند و نیروی انسانی کمتری را در بخش های غیر تولیدی و در واحدهای ستادی جذب می کنند.

  1. میزان استفاده از فن آوری اطلاعات

رابطه ی اثبات شده ای بین استفاده از خدمات فن آوری اطلاعات و کارآمدی سازمان وجود ندارد. با این حال استفاده از برخی امکانات IT مانند اتوماسیون اداری و انتقال الکترونیکی داده ها EDI  ارتباطات را تسهیل کرده و از حضور فیزیکی افراد می کاهد.

  1. نگرش، رویکرد و نوع مدیریت سازمان ها

و در انتها باید بگویم که رویکرد غالب و سیستم مدیریتی که توسط مدیریت ارشد یک سازمان اتخاذ می گردد نیز سهم بسیار عمده ای در تعداد نیروهای غیرتولیدی یعنی پشتیبانی، ستادی و اداری دارد. چه بسا با توجه به کلیه عوامل بالا یک سازمان نیاز مبرم به تعدادی نیروهای ستادی داشته باشد اما مدیریت ارشد آن سازمان یا مالک و صاحب آن رویکردی سنتی را مبنای سیستم مدیریت خود قرار داده و این کار را نمی پذیرد.

یا حتی ممکن است مدیرارشد سازمانی دیگر به دیسپلین کاری و سیستم های اداری و مهندسی شرکت خود بسیار اهمیت داده و بیش از حد واقعی مورد نیاز آن سازمان نسبت به جذب و به کارگیری نیروی انسانی در واحدهای ستادی اقدام کند.

این عامل را شاید بتوان سلیقه هم نام گذاشت.

حسین عبدی –  h.abdi.ceo@gmail.com