مروری بر سازمان ها و ساختارهای ماتریسی یا خزانه ای

 

اگر سازمان بر مبنای پروژه را به عنوان واحدهایی از یک سازمان بر مبنای وظیفه یا همان ساختار سنتی فرض کنیم، ترکیب حاصله سازمان ماتریسی خواهد بود.

به عبارت دیگر، سازمان بر مبنای وظیفه و سازمان بر مبنای پروژه به همراه هم سازمان ماتریسی را به وجود می آورند. در ساختار ماتریسی نیروهای فعال سازمان درخزانه های تخصصی قرار می گیرند. این خزانه ها که به تبع نوع فعالیت ها و گستردگی سازمان تعیین می شوند، تحت نظر مدیر سازمان قرار دارند و از نظر سازمان دهی تقریبا نوعی سازمان بر مبنای وظیفه می باشند.

هرگاه برای انجام برنامه ای، سازمان احساس نیاز کند یک سازمان پروژه ای موقت تشکیل می دهد که افراد آن از خزانه های تخصصی تأمین می گردند و زمانی که برنامه خاتمه یافت افراد مذکور به خزانه های خود باز می گردند. کارکنان درخزانه های تخصصی تحت نظر مدیر سازمان می باشند ولی به هنگام اجرای پروژه ها در اختیار مدیر پروژه بوده و تحت نظر وی انجام وظیفه می کنند.

ساختار  ماتریسی در سازمان هایی که دارای برنامه های کوتاه مدت و موقت می باشند قابل استفاده است. در این گونه سازمان ها مدیریت، اغلب به کمک یک گروه برنامه ریزی، پروژه های مورد نظر سازمان را طراحی کرده و آن چنان برنامه ها را تنظیم می نماید که حداکثر استفاده از نیروها و امکانات سازمان به عمل آید و خزانه ها در اغلب اوقات خالی و خلوت باشند.

سازمان ماتریسی، نیازمند برنامه ریزی خوبی است تا بتواند بازدهی مطلوب را به دست دهد و به صرف داشتن چنین ساختاری نمی توان امیدوار بود استفاده کامل از نیروی انسانی و منابع به عمل می آید.

البته تعداد پروژه ها در هر مقطع زمانی، متفاوت بوده و بستگی به امکانات و منابع سازمان و گستردگی و محدودیت پروژه ها دارد. در این ساختار، اصول سنتی سازمان، دگرگون شده و تغییر شکل یافته است. به عنوان مثال از اصل سلسله مراتب و وحدت فرماندهی، تخطی شده و جدایی بین واحدهای صف و ستاد، از میان رفته است.

سازمان ماتریسی، اگر بجا مورد استفاده قرار گیرد دارای مزایای بی شماری است. این ساختار سازمانی به علت داشتن انعطاف بسیار زیاد، استفاده حداکثر از نیروها و منابع سازمان را فراهم می سازد و از محبوس شدن نیروها درخانه های ثابت سازمانی جلوگیری می کند.

همه پروژه ها در ساختار  ماتریسی امکان استفاده یکسان و مساوی از منابع و تخصص های موجود در سازمان را دارند. ارتباطات عمودی و سلسله مراتبی در این ساختار  با ارتباطات افقی آمیخته می شوند و نوعی روابط گروهی در پروژه ها به وجود می آید. به عبارت دیگر به کمک این ساختار می توان ارتباط نزدیکتر و مؤثرتری بین اعضای سازمان فراهم ساخت.

واحدهای صف وستاد در داخل پروژه ها به هم نزدیکتر شده و بدون احساس جدایی که در ساختار  سنتی وجود دارد با نوعی همبستگی گروهی به کار خود ادامه می دهند. سازمان ماتریسی به نیازهای محیط متغیر سازمان به خوبی پاسخ داده و به سرعت خود را با محیط هماهنگ می سازد.

باید به خاطر داشت که ساختار  ماتریسی، نوعی سازمان موقت به شمار می آید بدین معنی که وقتی هدف و مأموریت یک پروژه، عملی گردید بلافاصله سازمان آن پروژه خاص منحل شده و پروژه دیگری که مورد نیاز است جایگزین آن می گردد و این یک مزیت است زیرا در ساختار  سنتی اگر واحدی به وجود آمد تقریبا محال یا بسیار مشکل است که آن را منحل کنیم.

نمونه های بسیاری را می توان مشاهده کرد که یک واحد سازمانی به حیات خود ادامه می دهد در حالی که مأموریت آن مدت هاست خاتمه یافته و فلسفه وجودی آن از میان رفته است.

از آنجایی که ساختار  ماتریسی، ساختار  پروژه ای را در داخل خود دارد تمام مزایای سازمان بر مبنای پروژه نیز در این ساختار مصداق خواهد داشت.

انتقادی که ممکن است در مورد این ساختار مطرح شود، احساس عدم ثبات کارکنان است. فردی که این ماه در یک پروژه کار می کند و ماه آینده در پروژه دیگری مأمور می شود، خود را متعلق به جایی نمی داند و از ثبات و امنیتی که در ساختار  سنتی برای کارکنان مطرح است بی نصیب می ماند و ممکن است دچار نابسامانی روحی شود.

البته همان طور که اشاره شد افراد در ساختار  ماتریسی، عضو ثابت خزانه های تخصصی بوده و از این جهت هیچ گونه عدم ثباتی وجود ندارد و در داخل پروژه ها اگر دوره ی آن ها خیلی کوتاه نباشد نیاز به تعلق و وابستگی گروهی، قابل ارضا خواهد بود.

از سوی دیگر به علت خطوط ارتباطی دوگانه، گاهی اوقات مشکلات ارتباطی در این نوع ساختار سازمانی به وجود آمده و تعارضاتی بین مدیران خزانه ها و مدیران پروژه ها ایجاد می شود.

منبع : مدیریت عمومی دکتر سید مهدی الوانی

استاندارد ایزو ۱۰۰۱۹ -  خطوط راهنما برای انتخاب مشاورین سیستم مدیریت کیفیت و استفاده از خدمات آنان